Aliviar a Carga Operacional: Como Melhorar Resultados com uma Equipe Eficiente

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A qualidade de vida está na ordem do dia. Para as empresas bem-sucedidas, investir no bem-estar tem o mesmo peso de um ativo financeiro. Nesse sentido, a carga operacional deve ser equilibrada, a fim de evitar os problemas típicos do trabalho mal distribuído.

Trabalhadores submetidos a estresse em função do excesso de trabalho podem vir a constituir baixas nas equipes por causa de doenças ocupacionais. É o caso da síndrome de burnout, que atinge 32% da População Economicamente Ativa (PEA) brasileira. Tenha atenção, pois, se um ou mais de seus colaboradores apresentarem sinais de exaustão, desânimo e perda na produtividade, provavelmente estão sofrendo desse mal.

Já que as pessoas são o maior patrimônio de uma organização, é importante cuidar dos fatores que afetam a qualidade e o volume de trabalho. Saiba agora como fazer para evitar a sobrecarga, com destaque para as atividades ligadas ao setor financeiro.

Como identificar a carga operacional

Mapeando processos

As rotinas dos profissionais de finanças envolvem, necessariamente, a realização de tarefas que se repetem. Cálculos, planilhas, fórmulas e outros componentes próprios da lida com fluxos de capitais e valores são alguns dos companheiros inseparáveis de quem trabalha na área.

Todas essas ferramentas e operações consomem energia e tempo das pessoas envolvidas. E se sua empresa não investe em inovação e em novas práticas, o resultado não é outro além do desgaste. Assim, pela repetição exaustiva de tarefas, os profissionais vão perdendo a motivação e o engajamento. Já que é tudo sempre igual, qual seria a razão para se interessar?

A resposta para essas e outras questões está no mapeamento de processos. Consiste em identificar todas as tarefas executadas no setor, do seu nascedouro até a entrega para o cliente, seja externo ou interno. No caso do setor financeiro, a entrega de um relatório para a alta direção, por exemplo, é um tipo de entrega feita a um cliente interno.

Pelo mapeamento deste e de outros processos, é possível saber em que pontos há perda de tempo ou em que fase as tarefas demoram mais a serem cumpridas. Assim, é possível tomar as medidas corretivas, tendo em vista a redução da carga operacional.

Definindo prioridades

O excesso de trabalho tem tudo a ver com a falta de foco na realização das tarefas. Quando não se sabe exatamente o que deve ser feito primeiro, é criada uma perigosa atmosfera de que a ansiedade toma conta.

Trata-se de um risco muito sério e que deve ser considerado. Uma pesquisa da International Stress Management Association (ISMA), publicada na revista Exame, revelou que 9 entre 10 brasileiros sofre de ansiedade em algum nível. Entre as pessoas afetadas, quase metade é vítima de depressão.

O controle precário das tarefas é um dos fatores apontados para o agravamento dos distúrbios ligados à ansiedade. Sendo assim, a definição de prioridades contribui para tranquilizar o profissional de finanças em relação ao que precisa ser entregue primeiro.

Pedindo feedbacks

Outro fator que, segundo a pesquisa, é causa para o aumento nos casos de depressão é o pouco apoio por parte dos pares e superiores. Diálogo é fundamental para evitar a sobrecarga, até porque não há entendimento onde não existe conversa, certo?

Para otimizar as rotinas e evitar longas e intermináveis reuniões, uma alternativa é estruturar a coleta de feedbacks dos colaboradores pelo Diálogo Diário. Seria uma versão do já conhecido DDS, o Diálogo Diário de Segurança, que faz parte da rotina de profissionais de Segurança do Trabalho.

Nele, os líderes têm a oportunidade de ouvir os colaboradores, suas dúvidas, anseios, críticas e sugestões. Você pode ter o retorno dos profissionais do seu setor financeiro da mesma forma. Assim, otimiza o tempo e garante a eles a oportunidade de se expressarem, o que é fundamental no sentido de reduzir a sobrecarga.

Ainda assim, a comunicação feita às claras deve pautar as relações. Independentemente de fatores externos e até da falta de tempo, nada impede que você tome a iniciativa de forma espontânea.

Como aliviar a carga operacional

Perceba, na sequência, que, com medidas relativamente simples, é possível mitigar os impactos negativos do excesso de trabalho. De qualquer forma, considere o apoio da tecnologia e do outsourcing, como veremos adiante.

Automatizando processos

Você viu que a sobrecarga tem tudo a ver com a repetição de tarefas já consolidadas. Uma das formas de aliviar a carga nesse aspecto é implementar a automação. Assim já fazem, por exemplo, as empresas de marketing digital e startups, que automatizam o envio de e-mails, construção de relatórios e até o tratamento de dados estratégicos.

No setor financeiro, a automação é indicada para emissão de notas fiscais, cálculos de benefícios e outras tarefas que demandam esforço repetitivo.

Outra opção em automação é a aquisição de um software para auxiliar na recuperação de ativos. Afinal, a inadimplência é um dos maiores desafios para quem lida com as finanças empresariais, e gerir suas rotinas consome muito tempo.

Monitorando o trabalho

A sobrecarga, como você também viu, tem relação direta com a falta de controle. Considerando esse risco, as atividades do setor financeiro em sua empresa deverão ser monitoradas de perto. Além de evitar o acúmulo de tarefas entre seus colaboradores, você evidencia uma postura atenta e cuidadosa.

Por outro lado, é importante estabelecer limites, para que a presença e o monitoramento não virem cobrança em excesso.

Delegando tarefas

A concentração de tarefas em apenas uma ou poucas pessoas é outro aspecto sempre presente em setores financeiros em situação de sobrecarga. Uma vez que um colaborador assuma responsabilidades além das que normalmente teria, cria-se um ciclo vicioso.

Nele, quem trabalha muito tende a trabalhar cada vez mais, enquanto os que fazem pouco procuram se manter desocupados. Tenha cuidado e, para evitar a formação desse quadro, procure distribuir tarefas conforme as competências e a disponibilidade de cada um.

Investindo em terceirização

Em alguns casos, é mais sensato terceirizar as atividades do setor financeiro do que reestruturar suas rotinas. As vantagens do outsourcing, como também é conhecido, incluem redução de custos com pessoal, ganhos em produtividade e maior especialização.

A terceirização é sempre uma alternativa a ser avaliada, para o financeiro e para outros setores. Com a parceria certa, sua empresa consegue reduzir a carga operacional com rapidez, segurança e sem perda na qualidade. É ou não é uma boa?

Tome uma decisão a favor da produtividade. Faça contato e conheça nossa soluções para melhorar as finanças em sua empresa!