O que é cobrança extrajudicial? Saiba como adotar na sua empresa

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As cobranças extrajudiciais são mecanismos amplamente utilizados por empresas. Diferente do que acontece em cobranças judiciais, na modalidade extrajudicial os resultados costumam ser mais rápidos e o relacionamento com o cliente não fica tão afetado.

Neste artigo, você vai entender mais sobre este tipo de cobrança, conhecendo o seu significado, funcionamento, benefícios e como fazer. Quer saber mais? Continue a leitura e aprenda como implementar a cobrança extrajudicial na sua empresa!

O que é a cobrança extrajudicial?

A cobrança extrajudicial é um tipo de “cobrança amigável”. Por meio dela a empresa entra em contato com o devedor com o objetivo de negociar o pagamento. Em uma cobrança extrajudicial as partes credora e devedora podem ajustar valores, data e formas de pagamento.

Nas cobranças extrajudiciais não existe participação do poder judiciário, diferente do que acontece nas chamadas “cobranças judiciais”. Em alguns casos, a empresa pode contratar o serviço de consultorias especializadas em cobrança que realizam as tentativas de acordo junto ao cliente inadimplente.

Porém, caso não queiram contratar esses serviços, poderão fazer o procedimento de forma direta, sem intermediários. Um colaborador ou setor da empresa fica encarregado de entrar em contato com o devedor para negociar o débito.

Como funciona a cobrança extrajudicial?

A cobrança extrajudicial é flexível e pode ser adaptada de acordo com as particularidades e interesses de cada empresa. Geralmente a empresa cria uma “política de cobrança” na qual estabelece as diretrizes e padroniza os processos envolvendo a cobrança extrajudicial.

A seguir, listamos um exemplo de política de cobrança que pode ser adaptada para o seu negócio:

• um dia após o vencimento a empresa entra em contato com o cliente para informar que não identificou o pagamento. Nesta mensagem deve se colocar à disposição para oferecer suporte, incentivando o cliente a entrar em contato caso tenha tido algum problema com o pagamento. Lembre-se de incluir um aviso solicitando que a mensagem seja desconsiderada caso o pagamento já tenha sido realizado;
• cinco dias após o vencimento o responsável pelo setor de cobrança da empresa pode entrar em contato com o cliente por telefone, informando que o pagamento não foi identificado e se colocando à disposição para auxiliar na solução: agendar nova data de vencimento, parcelar o valor, entre outros;
• quinze dias após o vencimento a empresa entra em contato novamente, enviando uma notificação de cobrança extrajudicial por escrito. Nesta notificação devem constar os dados de identificação do credor e do devedor, o valor total devido, a data do vencimento e os dados para que o devedor realize o pagamento.

Os prazos de envio de mensagem de cobrança e contato telefônico podem variar, considerando os interesses e as estratégias de cada empresa.

Para que uma cobrança extrajudicial seja eficiente a empresa deve adotar uma postura de acolhimento, se colocando à disposição para negociar e ajustar o pagamento conforme as possibilidades do credor.

Imprevistos podem acontecer é preciso demonstrar que a empresa está aberta para conversar e encontrar uma solução rápida e que seja positiva tanto para ela quanto para o devedor.

A postura adotada pela empresa nos primeiros contatos para cobrança podem fazer toda a diferença no resultado obtido. Por isso, a política de cobrança do seu negócio deve estar alinhada com o propósito da empresa e o tipo de relacionamento que deseja construir com os clientes e os fornecedores.

Quais os benefícios da cobrança extrajudicial?

Uma cobrança extrajudicial bem executada tem grande potencial de atingir os resultados esperados. A seguir, listamos os principais benefícios dessa modalidade:

• maior flexibilidade de negociação;
• ajuda a criar uma imagem positiva da sua empresa;
• contribui para preservar e estreitar o relacionamento com os clientes;
• a empresa consegue receber os valores devidos com mais rapidez;
• custos mais baixos se comparada com a cobrança judicial; e,
• é menos desgastante que a cobrança judicial.

É importante salientar que, caso a empresa não alcance os objetivos pretendidos com a cobrança extrajudicial ela poderá, a qualquer momento, iniciar um processo pela via judicial.

Como fazer uma cobrança extrajudicial?

Não existe uma fórmula pronta de como iniciar uma cobrança extrajudicial. Você poderá iniciar o contato com o cliente por e-mail, mensagem ou até por meio de uma ligação telefônica. A estratégia utilizada depende do tipo de empresa, de como é feita a sua gestão financeira e do relacionamento que ela mantém com os seus clientes.

Como você viu, em um determinado momento é importante fazer um documento por escrito, formalizando a cobrança. Neste documento, aplique algumas estratégias como:

• seja amigável com o destinatário da cobrança;
• use palavras educadas e se coloque à disposição para negociar;
• seja discreto;
• utilize um tom de voz compatível com a comunicação da empresa;
• crie condições facilitadoras de pagamento; e,
• ofereça um atendimento de qualidade para o devedor.

Pode parecer estranho, em um primeiro momento, a necessidade de se colocar à disposição e aberto à negociações, já que o devedor é que têm uma obrigação com a sua empresa. Entretanto, esse tipo de postura é muito mais eficaz em negociações deste tipo.

Por isso, a comunicação mantida deve ser amigável e focada em um único objetivo: realizar a cobrança e receber a quantia devida com o máximo de rapidez. Para alcançar esse objetivo um diálogo amigável e a abertura para negociação vão fazer toda a diferença.

Como você pode ver, a cobrança judicial é um mecanismo de cobrança que não envolve o poder judiciário. Se aplicado de forma inteligente e estratégica ele traz excelentes resultados para o seu negócio.

Outro aspecto importante diz respeito ao treinamento da sua equipe, os profissionais devem estar preparados para lidar com clientes inadimplentes. Por isso, invista no treinamento dos seus colaboradores e na elaboração de uma política de cobranças dentro da empresa.

Somado a isso, estabeleça uma comunicação aberta com os seus clientes, estando eles inadimplentes, ou não. Crie vínculos de relacionamento e fortaleça as parcerias comerciais.

Quanto melhor for a relacionamento e a confiança mantida com a sua marca, melhor será o desempenho da cobrança e a gestão do seu negócio de uma maneira geral.

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