Descubra como fazer uma boa gestão de tempo e aumentar sua produtividade!

Ter mais produtividade é um desejo de muita gente. Afinal, realizar o maior número de tarefas possível é um sinal de que é capaz de administrar a sua rotina de maneira eficiente. Entretanto, nesse caso, só querer não é poder. É preciso trabalhar uma parte importante de nossas vidas para obter melhores resultados quando o assunto é produção: a gestão de tempo.

Mesmo as pessoas que têm o dia bastante cheio sabem da importância de saber controlar as suas horas. Até os que trabalham em home office e não necessitam se deslocar constantemente já devem ter percebido que, sem uma boa administração das horas, pode ser bem difícil não extrapolar o horário determinado ou ser produtivo durante esse período.

A grande questão é como fazer? Como gerir o tempo para que mais seja feito em pouco tempo e os resultados sejam melhores? Neste texto, nós vamos apresentar algumas dicas de como você pode fazer. Confira!

O que é a gestão de tempo?

Pode parecer simples pensar o que realmente é a gestão de tempo, porém, não é incomum que alguns conceitos estejam equivocados. Ela não é apenas determinar a que horas realizará certa tarefa. A gestão é, também, a capacidade de fazer as coisas de maneira eficaz, produzindo cada vez melhor. Isso não tem necessariamente a ver com fazer mais rápido ou realizar muitas atividades.

A verdade é que a administração de tarefas — isto é, determinar em que momento fazer o quê — de nada adianta se o resultado não é proveitoso. Além disso, a gestão de tempo envolve alguns processos de decisões, em que o indivíduo precisa conhecer bem o seu dia e escolher o que é realmente importante fazer, quando e de que forma.

Existem diversas táticas de organização e planejamento para equilibrar a sua rotina que podem ser utilizadas para a gestão de tempo. No próximo tópico, vamos falar de algumas delas.

5 passos para fazer a gestão de tempo

Não podemos negar que uma boa gestão de tempo pode significar não só uma melhor conclusão de tarefas. É até uma forma de ter uma vantagem competitiva na sua vida profissional. Se você está se perguntando como começar, aqui, vamos mostrar algumas dicas de como é possível fazê-la. Confira!

Invista na automatização

A automatização está aí para que processos que não exijam um grande foco sejam realizados e para que aquilo que é realmente importante tenha toda a atenção do indivíduo. Dessa maneira, é interessante pesquisar as possibilidades de automatização disponíveis, como softwares que podem facilitar muito o trabalho.

Um exemplo de como esse investimento pode fazer toda a diferença: imagine uma empresa que necessita juntar os dados de seus clientes inadimplentes para entrar em contato. Se ela tem um sistema de gestão, pode consultá-lo, pois, ele já captura as informações de forma programada.

Os funcionários só precisam conversar com consumidores. Agora, se não há nenhuma forma de automatizar os processos, será preciso que os colaboradores registrem as informações e, ainda, tenham que entrar em contato posteriormente.

Elabore um planejamento

Outra maneira de garantir uma gestão de tempo eficaz é utilizar o planejamento. Definir as tarefas que vão compor o seu dia e quantas horas necessitarão é um passo importante aqui. Procure fazer uma lista e, se quiser, utilize apps de celular — em alguns é até possível sincronizar com o calendário.

Não há muito segredo para começar a planejar: é importante que conheça bem a sua rotina e perceba os espaços de tempo, o que prende mais a sua atenção e por quê. Depois, é só separar as tarefas e ordená-las de acordo com a prioridade. Atividades mais importantes devem estar no topo da lista, depois devem vir as que não necessitam de tanta atenção. Não esqueça de marcá-las assim que concluir, isso pode ajudar na sua motivação.

Defina prazos

Assim que separou as suas tarefas e determinou em que momento vai executar, provavelmente, se deparou com algumas atividades que levarão mais tempo. Entender esse processo é importante para não exigir metas impossíveis.

Por isso, no tópico anterior comentamos sobre entender como são os horários do seu dia a dia. Além disso, é interessante saber quanto tempo você gasta fazendo cada atividade. Isso será fundamental para definir prazos mais coerentes e ter condições de cumpri-los.

Aprenda a priorizar

Não somos máquinas, temos 24 horas por dia, mas precisamos de tempo para descansar e para o lazer. Não podemos ficar o dia inteiro sendo produtivos e realizando tarefas. Com esse pensamento, é essencial aprender a priorizar o que é realmente é importante concluir.

O que pode ajudar você nesse quesito é analisar a urgência da atividade — você deve saber delimitar essa diferença. Uma boa maneira é anotar todas as tarefas que faz normalmente e avaliar quais são indispensáveis e quais não são. Também, procure separar aquelas que devem ser feitas durante um dia e as que podem ser feitas ao longo do mês.

Faça uma coisa de cada vez

Na ânsia de ser mais produtivo, podemos querer preencher o nosso tempo com diversas tarefas. O problema é que há grandes chances de o resultado não ser o melhor. É fundamental saber que a gestão não é fazer muito, ela é também a capacidade de fazer as atividades de forma eficiente.

Isso significa que, mesmo que você faça apenas uma tarefa no seu dia, mas ela seja bem executada, fez uma boa gestão do seu tempo. Sendo assim, procure focar em cada tarefa até terminá-la, não há necessidade de realizar um monte de atividades pela metade.

Boa parte da gestão de tempo está ligada a ter uma boa relação com as atividades do seu dia a dia. Para isso, ter planejamento e entender os seus limites é fundamental. Além disso, é preciso atentar à qualidade daquilo que se faz, fato que só é possível com foco total em uma coisa de cada vez.

Ressaltamos que a gestão de tempo não está só relacionada a fazer muito ou demarcar cada hora do seu dia com uma tarefa. Ela tem uma relação direta com o resultado de forma que, mesmo que seu dia seja ocupado com apenas uma atividade, ele seja bom.

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