Higienização de Base de Dados: Garanta a Qualidade das Informações da Sua Empresa

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A manutenção de informações a respeito dos seus clientes é fundamental para tomar decisões assertivas a frente da gestão do negócio. Contudo, para que isso seja feito com mais precisão é agilidade, é necessária garantir uma correta higienização de base de dados.

Tal processo é tão ou mesmo mais importante que a coleta do dados em si, como vamos apontar ao longo deste conteúdo. Para isso, reforçamos qual o objetivo dessa prática, como ela deve ser feita, quais são seus benefícios e de que forma ela se alia a uma boa gestão de cobrança. Interessado? Então prossiga com a leitura.

Afinal, o que é e para que serve a higienização da base de dados?

Em poucas palavras, a higienização da base de dados é o conjunto de procedimentos e operações pelo qual um conjunto de informações passa com o objetivo de tornar mais legíveis e mais facilmente acessíveis tudo que está ali armazenado.

Como isso, eles estarão padronizados e dispostos de forma ordenada, o que acaba não acontecendo com bases que passam muito tempo sem o devido cuidado. Em suma, a higienização não traz informações novas para dentro do volume de dados armazenados, mas ajuda a melhorar a qualidade da informação disponível. Isso a torna efetivamente um diferencial no dia a dia do negócio.

A partir disso, o responsável pela gestão da empresa e que usa os dados disponíveis para orientar a tomada de decisões saberão que elas estão sendo levadas em frente com base em informações atualizadas e que traduzem a realidade da melhor forma possível. Tal cuidado aumenta as chances de sucesso do planejamento elaborado.

Pense, por exemplo, que você precisa entrar em contato com um determinado grupo de clientes, seja para efetuar uma cobrança ou fazer uma oferta de um novo produto.

Se a base de dados não tiver passado pelo tratamento correto, é provável que sua tarefa esbarre em informações de contato desatualizadas. Com isso, sua estratégia atingirá menos membros do público-alvo, sem trazer o retorno esperado.

Esse, claro, é um exemplo simples do que para serve a higienização de dados. Além disso, ela cumpre outros papéis importante ao otimizar seus investimento tanto em marketing quando em recuperação de crédito e incrementa a experiência do consumidor, uma vez que você poderá utilizar as informações organizadas e atualizadas para efetuar abordagens alinhadas com a necessidade de cada um deles.

Como ela deve ser feita?

A forma como a higienização será feita depende se uma série de fatores, como a finalidade com a qual aquela base de dados será usada ou mesmo qual a equipe disponível para tal tarefa. Além disso, é preciso considerar o momento em que isso será feito.

Para determinar isso, avalie a quantidade de informações que você tem no momento e qual a velocidade com a qual novos dados estão sendo inseridos. Ao mesmo tempo em que é importante fazer essas higienizações, nem sempre intervalos muito curtos entre uma e outra são recomendados, já que isso custa tempo e dinheiro.

De qualquer forma, algumas medidas certamente contribuem para que boas práticas sejam adotadas no processo de higienização de uma base de dados. Entre as principais estão

• exclusão de dados duplicados ou irrelevantes;
• correção de erros de estrutura (problemas de digitação, por exemplo);
• determina uma padronização;
• dimensione e aponte escalas para os dados;
• lide com dados não disponíveis;
• remova dados discrepantes;
• mantenha um padrão de qualidade;

Além disso, outros procedimentos podem estar acoplados a higienização da base de dados. Entre alguns dos mais populares estão o tratamento e o enriquecimento das informações disponíveis.

O tratamento é qualquer ação feita com as informações coletadas, no sentido tanto de cuidar do seu armazenamento quanto para eliminar redundâncias, ajustar prefixos de telefones e eliminar espaços duplos nos dados inseridos.

Já o enriquecimento, como o próprio nome diz, serve para incrementar as informações disponíveis. Para isso, podem ser coletados novos dados ou integradas diferentes bases, como uma fonte externa, por exemplo.

Mas fique sempre atento: todas as medidas que envolvam a coleta, armazenamento e análise de dados de terceiros devem ser feito respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados, sob risco de gerar sanções à empresa.

Qual a importância da higienização de dados na gestão de cobrança?

Um dos departamentos em que uma base de dados em que as informações não foram higienizadas é no setor de cobranças, independente do segmento de atuação da empresa.

Em uma central de atendimento, por exemplo, vários indicadores podem ser afetados por uma base com dados desatualizados. É normal ver o número de Contatos com a Pessoa Certa (CPC) desabar quando os números de telefone disponíveis passam muito tempo sem a devida higienização.

Com isso, torna-se bem mais difícil localizar os devedores simplesmente porque você não tem na mão telefones e endereções atualizados daquela pessoa. Combinado com o enriquecimento de dados, a higienização pode excluir as informações desatualizadas e incluir novas formas de contato com os consumidores inadimplentes, aumentando a chance de sucesso da estratégia de cobrança.

E mesmo para quem resolve terceirizar a gestão de cobrança tende a se beneficiar da higienização dos consumidores. Como o sucesso das tentativas de contatos depende da qualidade das informações disponíveis, quanto melhor estruturado forem as bases de dados, melhores tendem a ser os indicadores que acompanham a evolução da recuperação de crédito.

No mais, no futuro esses mesmos dados podem ajudar na retenção dos consumidores e na criação de oportunidades de negócio.

Desse modo, após resolvida a pendência que levou o consumidor a inadimplência, a empresa consegue manter um relacionamento com esse cliente. No futuro, novas ofertas e novidades poderão ser oferecidas, sempre com soluções customizadas e segmentadas a partir da análise das informações disponíveis.

Logo, a higienização de base de dados deve ser encarada como uma tarefa capaz de contribuir com a melhoria dos processos dentro da empresa. Se bem aplicada, ela faz toda a diferença desde o planejamento estratégico da empresa até o aperfeiçoamento da gestão de cobrança, conforme reforçamos neste último tópico.

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