O que é Invoice? Conheça as Vantagens da Fatura Eletrônica

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Você sabe o que é invoice? Esse documento é um velho conhecido de quem negocia com frequência para fora do país. Contudo, para quem nunca fez isso ou está dando os primeiros passos no comércio exterior, uma série de dúvidas a respeito de como lidar com ele podem surgir.

Para o que ele serve? Como deve ser feita sua emissão e o seu pagamento? E por que saber gerenciar invoices é tão importante na expansão de um negócio? Essa e outras questões serão respondidas ao longo deste artigo.

Afinal, o que é invoice e para que serve?

Invoice (também chamado de comercial invoice ou invoice internacional) é um tipo de documento que se assemelha a uma fatura, que é emitida em determinadas circustâncias sempre que é feita uma transação entre empresas que estão sediadas em países diferentes.

Outra forma de entender a invoice é comparando-a com uma nota fiscal, que acompanha produtos e serviços negociados dentro do país. A partir dessa comparação ficar mais fácil também entender para que serve esse tipo de documento, já que ambos têm como principal função comprovar que determinada transação comercial aconteceu.

Qual sua importância na expansão do negócio?

Saber como emitir e gerenciar é mais dos passos que sua empresa precisa dar pra poder negociar com empreendimentos que estão fora do país. E tal possibilidade traz uma série de vantagens.

Ao poder comprar e vender de empresas fora do território nacional, seu negócio ganha mais uma frente para expandir sua atuação, alcançando mercados muito maiores do que aqueles disponíveis no Brasil.

Dessa forma, negociar no exterior pode ser a falta para sua empresa passar para a próxima etapa de crescimento, sempre de forma planejada e organizada. Além disso, a emissão da invoice garante a legalidade das suas operações, já que a ausência desse documento pode configurar sonegação fiscal.

Quando emitir o documento?

Em linhas gerais, uma invoice deve ser emitida acompanhando a nota fiscal sempre que houver uma relação comercial que ultrapasse fronteiras. Isso inclui, claro, a importação e exportação de produtos e serviços.

Entretanto, nem todas as situações exigem a emissão da invoice. Por isso, costuma-se dizer que há casos em que é emissão é obrigatória e outros em que ela é apenas indicada. Abaixo diferenciamos as duas hipóteses.

Emissão obrigatória

A invoice deverá ser emitida sempre que o valor da transação superar os U$ 3.000 dólares ou o equivalente em outra moeda. Se isso não for feito nesses casos, a operação poderá ser considerada irregular.

Emissão indicada

Por consequência, sempre que a transação tiver valor inferior ao patamar de U$ 3.000 ou o equivalente em outra moeda, a emissão se torna apenas indicada. No entanto, ainda assim ela permanece como recomenda, já que pode poupar uma série de problemas com os órgãos aduaneiros.

Vale reforçar que a responsabilidade pela emissão do invoice é sempre de quem comercializa o produto ou serviço.

Como emitir o invoice?

Normalmente a emissão do invoice é feita por meio de um gerador de invoices, programa de gestão que facilita a elaboração do documento. Apesar disso, não existe um modelo específico para a sua formatação, com cada país e empresa adotando formulários diferentes.

De qualquer forma, para evitar desentendimentos, preencha a invoice no idioma de quem está pagando pelo produto ou serviço. Quando isso não for possível, inclua as informações necessárias em inglês.

Com a invoice preenchida, ela deve ser gerada em três vias iguais. Todas elas precisam receber a assinatura e o carimbo do emissor.

Quais os cuidados no preenchimento?

Na hora de preencher um invoice, o principal cuidado envolve a inclusão correta de todas as informações necessárias para a emissão. Por se tratar de uma espécie de nota fiscal/fatura, é fundamental que todos os dados estejam certos. Dessa forma, certifique-se de que sejam indicados no documento:

• data;
• nomes completos de emissor e destinatário
• descrição da mercadoria (se possível com a Nomenclatura Comum do Mercosul);
• preço total;
• local de embarque e desembarque;
• tipo de transporte;
• peso bruto;
• condições de venda (chamados de INCONTERMS);
• forma e meio de pagamento;
• assinatura e carimbo do emissor

Além da emissão correta da invoice, sua empresa precisa registrar suas operações de comércio exterior no Siscoserv (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio).

Nessa plataforma devem ser incluídas todos os dados de transação do tipo. O preenchimento é de responsabilidade quem emite o invoice e caso isso não seja feito, pode haver uma série de penalidades.

Quais taxas são cobradas?

As taxas e tributos cobrados em um invoice variam de acordo com a situação. De qualquer forma, todas as operações sofrem incidência do Imposto Sobre Operações Financeira (IOF), cujo alíquota oscila de acordo com a natureza do produto ou serviço. Dependendo do que está sendo negociado, também pode incidir sobre o valor da nota o Imposto de Renda.

Por outro lado, por se tratar de uma operação comercial internacional, não é necessário arcar com tributos estaduais e municipais, como ICMS e ISS.

Como pagar o invoice?

O pagamento de uma invoice deve ser feito sempre por meio de remessa internacional. São vários os caminhos para garantir que os valores cheguem ao seu destino. Até mesmo bancos tradicionais permitem a transferência do dinheiro para fora do país, mas existem serviços e plataformas digitais especializadas nesse tipo de transação, o que pode descomplicar e agilizar todo o processo.

Só não se esqueça de considerar a variação do câmbio na hora de pagar um invoice ou de incluir os valores recebidos na contabilidade do seu negócio, uma vez que esses negócios são feitos sempre em moeda estrangeira. Normalmente, o faturamento costuma levar em conta a cotação no dia em que o negócio foi fechado.

Depois de respondidas todas essas perguntas, ficou mais claro o que é invoice e para que esse ele serve? Por mais que negociar com o exterior possa apresentar uma série de barreira, seguindo as dicas do artigo, não vai ser difícil preencher e emitir esse tipo de documento.

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