Aprenda a criar um plano de ação para cobrança mais que eficaz

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A inadimplência é um problema comum e que atinge diversos tipos de empresas, independentemente do seu tamanho ou ramo de atuação. Nesse sentido, o gestor precisa estar preparado para lidar com o problema, tendo um procedimento previamente definido com um plano de ação para cobrança em caso de atraso nos pagamentos.

O planejamento é, sem dúvida, uma etapa importante em qualquer processo de cobrança, tendo em vista que minimiza o risco de problemas e traz mais eficiência para as ações que serão adotadas pelo gestor quando houver o efetivo atraso no pagamento.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com um passo a passo, indicando as principais etapas que devem ser seguidas pela empresa na elaboração de um plano de ação para cobrança. As dicas aqui apresentadas são baseadas na experiência de profissionais que atuam no mercado de cobranças. Acompanhe!

Atue de forma preventiva

O primeiro passo de um plano de ação para cobrança acontece antes mesmo de se identificar a inadimplência. Uma prática muito interessante e que vem sendo utilizada pelas empresas é a chamada cobrança consultiva, também conhecida como cobrança preventiva.

Ela é feita antes do vencimento do débito e tem a função de informar o cliente da data do vencimento e confirmar o recebimento do boleto de cobrança. Ela pode ser feita via contato telefônico ou e-mail e se apresenta como uma maneira eficaz de incentivar o pagamento até a data do vencimento.

Além disso, o contato acaba sendo uma oportunidade para estreitar o relacionamento entre a empresa e o cliente, que pode informar, por exemplo, sobre alguma dificuldade financeira e o possível risco de atraso no pagamento.

O procedimento também é uma oportunidade para que o cliente se organize e providencie o pagamento dentro do prazo de vencimento da obrigação.

Monte um histórico de pagamento dos clientes

Outra ação que deve ser adotada, independentemente de existir a inadimplência, é a montagem de um histórico de pagamentos de todos os clientes.

O gestor deve ter em mãos uma relação completa com todas as informações sobre transações e pagamentos realizados pelos clientes; assim, terá controle sobre quais clientes costumam pagar em dia e quais costumam atrasar o pagamento.

A análise desses dados permitirá, por exemplo, se planejar para realizar cobranças consultivas de clientes que eventualmente atrasam os seus pagamentos. Essa medida também contribui para o direcionamento das ações de cobrança em caso de atraso no pagamento.

Por exemplo, se você já sabe que determinado cliente costuma atrasar cinco dias o pagamento das dívidas, mas sempre paga o valor devido, não é necessário entrar em contato com o mesmo realizando a cobrança, salvo se transcorrido o prazo normalmente praticado.

Avalie as formas de cobrança mais adequadas para o seu negócio

Outra etapa importante na elaboração do plano de ação para cobrança é a avaliação das formas de cobrança mais utilizadas e a identificação da opção mais interessante para a sua empresa.

Para ter clareza com relação a isso, é preciso conhecer o perfil dos seus clientes, analisando as opções de cobrança disponíveis (contato telefônico, SMS, correspondência, e-mail, aplicativo etc.) e identificando quais delas estão mais alinhadas com o perfil dos clientes.

Do mesmo modo, lembre-se de que as formas de cobrança utilizadas podem fazer toda a diferença no sucesso da sua estratégia de cobrança amigável de clientes inadimplentes; por isso, dê a devida atenção a essa etapa do seu planejamento.

Monte uma régua de cobrança

Após definir todos os meios de cobrança, é chegado o momento de estabelecer quais serão os critérios de contato e cobrança dos clientes inadimplentes.

Então, é necessário estabelecer uma rotina que será adotada pelos profissionais que vão realizar a cobrança. Por exemplo, é preciso padronizar o tempo até entrar em contato com o cliente após o vencimento da obrigação, definindo os prazos para cobrança.

Por exemplo, o contato inicial será feito via SMS um dia após o atraso e via telefone após quatro dias do vencimento. Após 10 dias, será enviada uma notificação via WhatsApp e, decorridos 30 dias dessa notificação, o cliente será inscrito em cadastros de inadimplência com o protesto do título.

Ao estabelecer uma rotina específica com prazos programados, os profissionais que realizam a cobrança poderão adotar práticas mais precisas e padronizadas para todos os clientes, garantindo mais eficiência para o processo de cobrança.

Busque assessoria de profissionais especializados

Por fim, a última dica é recomendada principalmente para as empresas que não têm um time de especialistas em cobranças e que querem profissionalizar esse setor dentro do seu negócio.

Em razão do custo e da profissionalização, é muito comum que algumas empresas optem pela contratação de profissionais especializados para realizar a cobrança de clientes inadimplentes.

As instituições bancárias, por exemplo, terceirizam o processo de cobrança de clientes inadimplentes, minimizando o impacto dessa atividade na rotina de trabalho dos seus contratados.

A assessoria pode cuidar de todo o processo, desde o primeiro contato com o cliente, ou apenas atuar em momentos específicos. Sua atuação pode ser definida na régua de cobrança traçada pela empresa.

Contar com o apoio de profissionais especializados em cobrança reduz custos e aumenta os resultados, uma vez que equipes de cobrança têm conhecimento e experiência sobre abordagem, técnicas de negociação e otimização de cobranças.

Como você pôde ver, montar um plano de ação de cobranças deve ser prioritário em qualquer empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação. O problema da inadimplência atinge todos empresários, razão pela qual é preciso estar preparado para lidar com ela.

Se você é empresário e não sabe como atuar de forma profissional nessas cobranças, recomendamos a busca de assessoria especializada, com a contratação de profissionais com conhecimento e experiência em procedimentos de cobrança extrajudicial. Além de contribuir com a manutenção do relacionamento com os seus clientes, essa prática minimiza custos e aumenta a eficiência das suas cobranças.

Agora que você já sabe como criar um plano de ação para cobrança na sua empresa, que tal aprofundar o seu conhecimento sobre o assunto? Então confira este post sobre cobrança amigável para entender como realizá-la e quais ganhos ela pode gerar para o seu negócio.