Como Reduzir os Custos no Setor de Cobranças: Dicas e Estratégias

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O cenário econômico exige que as empresas aproveitem, de maneira inteligente, cada centavo disponível em caixa. Sem isso, os resultados do negócio podem ficar comprometidos. Por essa razão, reduzir custos ao máximo em todas as áreas é uma meta constante de quem administra financeiramente qualquer estabelecimento.

Tal corte de gastos atinge, inclusive, o setor de cobranças. Embora ele seja vital e cumpra o papel de recuperar valiosos créditos para a empresa, seus custos não podem ser muito altos e comprometer investimentos em outros setores. Todavia, isso deve ser feito sem abrir mão da eficiência e da qualidade do serviço.

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas para equilibrar esses custos sem perder nada. Boa leitura!

Diminua a inadimplência

Parece óbvio, mas diminuir a inadimplência também é uma estratégia para reduzir custos no setor de cobranças, já que com um número menor de clientes em atraso, não será preciso manter uma estrutura tão grande de cobranças para recuperar esses créditos. Embora não seja possível zerar o número de inadimplentes, uma diminuição razoável em tal índice já trará uma colaboração significativa.

Para tal, o cuidado na hora da concessão de crédito ou da venda a prazo deve ser ampliado. Mantenha cadastros atualizados com o histórico de cada cliente, privilegie aqueles que sempre pagaram em dia e ofereça vantagens para os que optarem pelo pagamento à vista. Assim, a chance de ter que cobrar eventuais atrasos reduz bastante.

Invista em tecnologia

A tecnologia é a principal aliada na redução de custos em um setor de cobranças, e o melhor é que ela pode ser utilizada em diversas instâncias, que vão desde a integração de dados até a automatização de processos que antes precisavam ser feitos por meio da ação humana. Tal atitude reduz os erros humanos e otimiza os recursos disponíveis.

Um exemplo já bastante empregado de como a tecnologia consegue contribuir com a economia nesse setor está na substituição das tradicionais ligações e correspondências por mensagens SMS ou contato via WhatsApp.

Além de mais baratos, esses meios de comunicação — principalmente quando estamos falando do aplicativo de troca de mensagens — oferecem recursos multimídia e são considerados menos invasivos do que os telefones. Só tome o cuidado de enviar os conteúdos apenas no horário comercial e de não ser insistente, sob o risco de isso configurar uma forma de cobrança abusiva.

Mais avançados estão os sistemas de autoatendimento por meio telefônico, que respondem a comandos por voz e encaminham as ligações aos setores responsáveis por resolver cada tipo de problema.

Use os dados a seu favor

A boa utilização dos dados disponíveis também auxilia em custos menores em um setor de cobranças. Para que seja possível extrair informações valiosas desses dados, é preciso contar com mecanismo que os colete, armazene e analise de forma profunda e sistemática.

A partir do momento em que esses dados estão estruturados, eles podem guiar decisões, gerar novas visões sobre determinado tema ou orientar melhores estratégias de cobrança. Por esse método é possível, por exemplo, identificar por qual meio (telefone, correspondências, WhastApp) a cobrança é mais eficiente e o que pode ser feito para personalizar o atendimento. Isso contribui para aumentar a efetividade das cobranças.

Reavalie processos de forma constante

Por mais que tudo pareça funcionar perfeitamente em determinado momento, quase sempre haverá espaços para melhorias. Além disso, muitas vezes erros que estão comprometendo a eficiência e gerando custos extras passam despercebidos. Dessa lógica vem a necessidade de reavaliar processos de forma constante.

Apenas dessa forma é possível encontrar maneiras mais inteligentes de conduzir cada processo e procurar formas de fazê-los com o menor custo possível. Assim, quem gere um setor de cobranças deve ter em mente como as atividades estão sendo desenvolvidas e mapeamentos estratégicos que permitam essa reavaliação contínua, sempre visando a redução de custos sem abrir mão da qualidade do serviço realizado.

Melhore o treinamento da equipe de cobrança

Embora a tecnologia permita automatizar processos feitos antes por pessoas, nada ainda substitui a ação humana em diversos postos de um setor de cobrança, que geralmente tem entre os principais custos fixos a folha de pagamento desses profissionais. Por isso, é necessário ter uma equipe qualificada para atuar nessa área.

Para que todos os contratados atuem de maneira mais eficiente, é preciso ir além do treinamento básico e investir na constante qualificação de cada um dos integrantes da equipe. Dessa forma, eles terão mais conhecimento sobre sua função, serão mais autônomos e, com isso, se tornarão mais produtivos.

No entanto, a capacitação não é tudo: uma equipe de cobrança precisa de motivação permanente para desempenhar bem o seu papel. A forma ideal de promover o engajamento dos funcionários do setor se dá pela combinação de uma comunicação transparente, metas realistas, feedbacks periódicos e do reconhecimento dos que estiverem cumprindo melhor suas funções no dia a dia.

Considere sempre o que os clientes têm a dizer

Ouvir com atenção os clientes inadimplentes também ajuda a reduzir os custos no setor de cobranças. Como isso é possível? Simples. Ao dar atenção ao que quem está sendo cobrado tem a dizer e entender quais são as causas que o levaram a não efetuar o pagamento no dia combinando, fica mais simples definir estratégias de negociação e oferecer condições mais alinhadas às suas necessidades.

Desse modo, aumentam as possibilidades de conseguir um acordo para uma dívida em um tempo menor de contato — e que ele seja efetivamente cumprido, reduzindo a necessidade de ter que vir a negociar novamente esse débito, o que gera custos extras.

Terceirize esse setor

Considere a terceirização do seu setor de cobranças. Se ele estiver com uma empresa qualificada e com ampla experiência no mercado, será mais fácil ter esse departamento funcionando com altas de conversão, gastando menos.

Nesses casos, a empresa contratada assume diversas responsabilidades, como a contratação e a capacitação dos colaboradores, bem como os custos trabalhistas e operacionais. Por atuar no ramo, a responsável pela terceirização costuma contar com as melhores estratégias e tecnologias disponíveis para essas atividades. Isso permite recuperar valores de maneira mais rápida e gastando menos.

Para reduzir custos no setor de cobranças é preciso ter uma visão integrada de todos os componentes da área. A partir disso, torna-se viável identificar em que pontos é possível aparar os excessos e otimizar as atividades dessa parte importante para qualquer empresa.

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