Régua de cobrança: como criar uma boa estratégia?

O uso de ferramentas como a régua de cobrança costuma trazer excelentes resultados para as empresas. Isso se observa especialmente nas organizações que estão em busca do desenvolvimento de estratégias que sejam efetivas em relação à redução dos índices de inadimplência e à qualificação dos seus processos de cobrança.

A ideia da régua é orientar os gestores e profissionais envolvidos nos processos de gestão financeira, direcionando as ações e estabelecendo regras claras com relação a todas as etapas que envolvem o ciclo de cobrança e a relação com os clientes.

Neste post, além de entender o conceito e o funcionamento de uma régua de cobrança, você vai descobrir como ela pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa do seu negócio e quais são as boas práticas indicadas para quem usa a ferramenta. Quer saber mais? Continue a leitura e descubra!

O que é e como funciona uma régua de cobrança?

A régua de cobrança pode ser conceituada como uma estratégia ou simplesmente uma ferramenta aplicada dentro das empresas com o propósito de reduzir o índice de inadimplência e qualificar os processos financeiros da organização.

O seu funcionamento é relativamente simples. O gestor responsável pela implementação deve realizar um mapeamento de todos os processos que serão seguidos na cobrança dos seus clientes.

Dessa forma, uma régua de cobrança é formada por processos e fluxos que estabelecerão uma rotina que deverá ser seguida por todos os colaboradores. Por meio dela, se criam os procedimentos que contribuirão para alcançar maior eficiência na gestão das cobranças junto à base de clientes.

Na prática, isso significa que as ações serão planejadas com antecedência, estabelecendo estratégias de prevenção de atrasos, a realização de cobranças no momento certo e a redução das chances de receber os valores em atraso.

É importante ter em mente que a régua deve ser criada pensando não só na inadimplência, mas em uma gestão das cobranças que inclua os clientes com débitos em aberto e não vencidos. Por exemplo, o gestor pode estabelecer uma rotina de envio de um aviso 5 dias antes do vencimento do boleto, lembrando da data limite para pagamento dos valores em aberto.

Isso pode ser feito também no dia do vencimento da fatura e, caso ela não seja paga dentro do prazo, a mensagem poderá ser enviada alguns dias depois.

Se, mesmo com todas as ações acima, o cliente não realizar o pagamento dos valores devidos, será necessário pensar no próximo passo para a evolução da cobrança. Isso pode incluir, por exemplo, ligações, contatos via e-mail ou envio de notificações por escrito. Todos esses atos serão definidos e lançados na régua.

Quais são as etapas de uma régua de cobrança?

As etapas e prazos de uma régia de cobrança vão variar de acordo com o produto e/ou serviço, as estratégias e o mercado de atuação da empresa. Para alcançar bons resultados, é importante construir uma estrutura na qual seja estabelecida a frequência e os canais de comunicação que serão utilizados para conversar com o cliente.

Elaboramos um roteiro completo de régua de cobrança. Ele abrange diversas etapas e ele pode ser ajustado de acordo com as particularidades do seu negócio, inclusive no que diz respeito ao relacionamento mantido com o cliente. Confira:

  • primeira etapa (5 dias antes do vencimento): envio de e-mail para o cliente na forma de lembrete sobre a data limite para pagamento;
  • segunda etapa (dia do vencimento): envio de e-mail informando o cliente que o título vence naquela data;
  • terceira etapa (em casos de atraso, 03 dias após o vencimento): envio de e-mail para o cliente informando que não identificou o pagamento do valor vencido na data x;
  • quarta etapa (10 dias de atraso): envio de e-mail informando que a quantia permanece em aberto;
  • quinta etapa (15 dias de atraso): contato com o cliente via telefone a fim de verificar por que o título não foi pago e iniciar uma negociação para pagamento;
  • sexta etapa (30 dias de atraso): protesto do título e encaminhamento do assunto para o setor especializado (jurídico ou empresa terceirizada de cobrança).

Como o uso da estratégia impacta nas finanças do negócio?

A régua de cobrança é uma ferramenta eficaz, pois impacta diretamente no controle dos recebidos e no fluxo de caixa da empresa. Se for bem-planejada, ela vai ter a função de evitar a inadimplência, estimulando o cliente a cumprir com suas obrigações dentro do prazo.

Diferentemente do que muita gente acredita, grande parte do problema da inadimplência está atrelada a atrasos no pagamento por esquecimento ou simples desorganização do cliente. Com a régua e boas estratégias, os riscos de eventuais atrasos diminuem significativamente.

Quando um empreendimento define um bom fluxo e escolhe os canais mais adequados para o contato com o seu cliente, a régua acaba contribuindo para a saúde financeira, trazendo maior previsibilidade de receita, controle do fluxo de caixa e favorecendo o bom relacionamento entre as partes.

Além disso, contribui para que a empresa mantenha suas finanças em dia, o que favorece a sua imagem com os fornecedores, parceiros, colaboradores e com o mercado de uma forma geral.

Como uma empresa especializada pode ajudar nesses processos?

O apoio de empresas especializadas em cobrança traz um diferencial competitivo para o seu negócio. Isso acontece porque elas contam com experiência e conhecimento de mercado, tendo condições de oferecer as melhores soluções e estratégias de acordo com as particularidades de cada organização.

Como você pôde ver, a régua de cobrança é uma excelente ferramenta para a organização do setor financeiro de uma empresa. Além de reduzir o índice de inadimplência, ela favorece a especialização e organização.

Nesse contexto, o apoio de especialistas na área de cobranças pode contribuir com a melhora no desempenho dessa prática e com o alinhamento da régua conforme as necessidades e objetivos que cada empreendimento tem.

Você gostou deste artigo sobre régua de cobrança? Então aproveite e confira nosso conteúdo que mostra 6 formas de cobrança para aplicar na sua empresa para aprofundar o seu conhecimento sobre o assunto e melhorar os recebimentos.



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